Talent Acquisition & HR Operations Lead (m/w/d)

Deine Aufgaben

Zur Umsetzung unserer Wachstumsstrategie suchen wir einen strukturierten und durchsetzungsstarken HR & Talent Acquisition Manager, der unsere Organisation von 25 auf rund 80 Mitarbeitende skaliert.

In direkter Berichtslinie zum Chief Administration Officer (CAO) verantwortest du die operative Umsetzung unserer Personalstrategie und entwickelst unsere HR-Strukturen von einer startup-geprägten Organisation hin zu klar definierten, skalierbaren Prozessen weiter.

Du baust eine professionelle Recruiting- und HR-Operations-Struktur auf und verantwortest deren operative Umsetzung im Tagesgeschäft. Dabei überführst du die von den Fachbereichen definierten Stellenbedarfe in qualitativ saubere Ausschreibungen, führst die Erstkommunikation mit Bewerbenden sowie die strukturierte Triage durch und übergibst geeignete Kandidaten an die Hiring Manager. Nach erfolgreicher Auswahl verantwortest du die Vertragsabwicklung sowie die strukturierte Integration neuer Mitarbeitender.

Du stellst sicher, dass Recruiting, Administration und Onboarding strukturiert, effizient und in gleichbleibend hoher Qualität umgesetzt werden und schaffst Transparenz über Kennzahlen, Pipeline-Status und Wachstumsfortschritt.

Im Detail übernimmst du

Recruiting-Engine aufbauen und steuern

1. Planung, Koordination und operative Umsetzung sämtlicher Recruiting-Aktivitäten auf Basis unserer Wachstumsplanung.
2. Sicherstellung kurzer Time-to-Hire und hoher Kandidatenqualität.

Stellenbeschreibungen & Publikation

1. Einfordern, strukturieren und optimieren von Stellenprofilen in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen.
2. Steuerung der Veröffentlichung über interne und externe Kanäle.

Recruiting-Infrastruktur & Stellenportal

1. Gesamtverantwortung für unser eigenentwickeltes Stellenportal. Weiterentwicklung, Optimierung und Performance-Steuerung der Plattform inklusive Analyse relevanter Kennzahlen und kontinuierlicher Verbesserung der Candidate Experience.

Bewerber-Triage & Prozesssteuerung

1. Sichtung von Bewerbungen, Vorbereitung von Erstgesprächen, Koordination von Interviews sowie konsequentes Nachhalten der Hiring Manager zur Sicherstellung eines speditiven Auswahlprozesses.

Standardisierung des Hiring-Prozesses

1. Definition klarer Interviewstrukturen, Bewertungslogiken, Entscheidungsprozesse und Angebotsabläufe zur Sicherstellung einer konsistenten Auswahlqualität.

Onboarding-Struktur aufbauen

1. Entwicklung eines standardisierten Onboarding-Prozesses inklusive 30/60/90-Tage-Struktur zur schnellen Integration neuer Mitarbeitender.

HR-Operations & Administration

1. Strukturierte Verwaltung von Arbeitsverträgen, Dokumentation, Personalakten und administrativen HR-Prozessen in Zusammenarbeit mit unserer Buchhaltung.

Organisationsklarheit & Rollenstruktur

1. Pflege und Weiterentwicklung von Stellenprofilen, Reportinglinien und Rollenbeschreibungen im Zuge des Unternehmenswachstums.

KPI-Tracking & Reporting

1. Transparente Erfassung relevanter HR-Kennzahlen (z. B. Time-to-Hire, Pipeline-Status, Wachstumsfortschritt) sowie regelmässiges Reporting an den CEO.

Was bringst du mit

Ausbildung

1. Fundierte, praktische Erfahrung im Recruiting- und HR-Operations-Umfeld mit entsprechender Weiterbildung. Alternativ abgeschlossenes Studium im Bereich HR, Betriebswirtschaft oder vergleichbar. Sehr gute Kenntnisse im Schweizer Arbeitsrecht.

Recruiting-Erfahrung

1. Mehrjährige Erfahrung im operativen Recruiting, idealerweise in einem wachstumsorientierten KMU oder High-Tech-Umfeld.

Prozess- & Strukturkompetenz

1. Erfahrung im Aufbau oder in der Standardisierung von HR- und Recruiting-Prozessen.

Systemverständnis & Digitalisierungskompetenz

1. Erfahrung mit Bewerbermanagementsystemen oder Recruiting-Plattformen sowie Freude an der Optimierung digitaler HR-Prozesse.

Durchsetzungsfähigkeit & Eigenständigkeit

1. Fähigkeit, Führungskräfte strukturiert zu begleiten, Deadlines einzufordern und Prozesse konsequent umzusetzen.

Organisationstalent & Priorisierungskompetenz

1. Sicherer Umgang mit parallelen Vakanzen und dynamischen Anforderungen.

Diskretion & Professionalität

1. Verlässlicher Umgang mit sensiblen Informationen.

Hands-on-Mentalität

1. Bereitschaft und Selbstverständnis, Recruiting und HR-Operations im Tagesgeschäft eigenständig umzusetzen – inklusive Bewerberkommunikation, Interviewkoordination und administrativer Abwicklung.

Nice to have

1. Erfahrung im technischen oder industriellen Umfeld
2. Erfahrung im Aufbau strukturierter Onboarding-Programme
3. Erfahrung in stark wachstumsorientierten Organisationen

Was wir dir bieten können

Arbeiten mit modernsten Technologien & interdisziplinäres Team

Entwickle Systeme, die den Unterschied machen, erlebe modernste Technologien und arbeite vor Ort in einem Team aus Junior-, Mid- und Senior Engineers an komplexen Herausforderungen.

Flache Hierarchien, Ownership & Startup-Spirit

Schnelle Entscheidungen, kurze Kommunikationswege, jede Idee zählt und die Möglichkeit, Projekte aktiv mitzugestalten.

Erfolge sichtbar machen & Teamzusammenhalt

Fortschritte, Meilensteine und Erfolge werden transparent gemacht und gefeiert; gemeinsame Ausflüge, After-Work-Aktivitäten und ein positives Miteinander stärken den Zusammenhalt.

Flexible Arbeitszeiten & moderne Infrastruktur

Gleitzeitmodell, All-you-can-drink Kaffee, Snacks ohne Limit, Küche zur gemeinschaftlichen Nutzung, vergünstigtes Fitness-Abo direkt nebenan, gemeinsame Mittagessen.